サイト更新の依頼フォーマットについて

更新の依頼と作業をスムーズにするためのフォーマットについてご紹介します。

大規模なWebサイトの制作・運用には、多くの担当者が関与します。依頼のフォーマットを統一することで、依頼者の手間が大幅に減るほか、ディレクターと作業者による情報の見落としや認識の齟齬を引き起こす可能性を削減できます。さらに、依頼の更新履歴を一元管理することで、様々なメリットが生まれます。

サイト更新依頼フォーマットを使うメリット

定型フォーマットを使用することで、何をどのように記載すればよいかが明確になり、依頼時の手間や迷いを大幅に削減できます。

依頼内容が正確に伝わっていることを確認でき、安心して業務を進めることができます。

明確なフォーマットに従うことで、ディレクターと作業者が依頼内容を迅速に理解しやすくなり、より早くフィードバックや作業を開始できます。

更新内容や変更点を一つのファイルにまとめることで、情報の散逸や誤解を防ぎます。担当者が変更になったとしても、過去の依頼内容や変更履歴を簡単に確認でき、後からの参照や再依頼が容易になります。

以下のポイントをおさえたサンプルを Power Point や google スライドで作成し、依頼者に配布して使ってもらいましょう。

作業対象となるページのURLを必ず記載します。

コピーペースト可能な形式で指示を記載します。コピーペーストができない場合は、作業者が手入力で対応するためミスを誘発する可能性があります。

画面キャプチャした画像に赤枠や矢印を使用して対象エリアを明示します。言葉での指示の場合、作業者が誤認する可能性があります。

画像やPDFを更新する場合、更新するファイル名を記載しすることで、認識齟齬が生じないようにします。

悪い指示の例　
「〇〇ページで使用しているシズル画像へ差し替え」

良い指示の例
「1234.jpg を別途添付画像ファイルと差し替え」

以下のような書き方の例を、説明資料として付け加えるといいでしょう。

更新内容に変更がある場合、新しいファイルを作成するのではなく、既存のファイルに変更点を追記します。ファイル名に更新日を追加することで、最新の情報であることを明確にします。

最新の指示内容が明確になることで、公開のプロセスに関わる複数の担当者がスムーズに確認を行うことができます。

多数の更新が必要となる場合には定型フォーマットを使うことが逆に煩雑になることも考えられます。その際は、依頼者とディレクターが協議し、適切な依頼手段を決めることをおすすめします。その場合でも、履歴を一元管理して、常に最新の状態を確認できるよう工夫することが大切です。

フォーマットの定義には少し手間がかかるかもしれませんが、依頼者も作業者も確実にメリットを実感できます。ぜひ試していただければと思います。

ラソナは、サイト運用の効率化や標準化をサポートします。お困りの際は、お気軽にご相談ください。